Visselblåsarpolicy

Syftet med visselblåsarsystemet

Syftet med visselblåsarsystemet är

• Att öka möjligheterna för de anställda att träda fram vid skälig misstanke eller kännedom om olagligheter och allvarliga förhållanden vid NCN utan att behöva frukta negativa konsekvenser.
• Att skydda personer som rapporterar till visselblåsarsystemet i god tro, och
• Att öka sannolikheten för att fel och oegentligheter eller olagligheter upptäcks så snart som möjligt.

Visselblåsarsystemet är ett alternativ och komplement till de gemensamma kommunikationskanalerna vid NCN.

Därmed är det frivilligt att använda den och man bör alltid överväga om en observation kan hanteras på ett ändamålsenligt sätt via sedvanliga kommunikationskanaler till ledningen för NCN (närmaste chef eller dess chef), facket eller arbetsmiljöombudet eller HR-avdelningen.

Visselblåsarsystemet är särskilt avsett för situationer där en potentiell visselblåsare inte känner sig trygg med att använda de vanliga kommunikationsvägarna, inklusive med en rädsla för att bli sanktionerad, samt situationer där de ordinarie kommunikationsvägarna redan har använts och där observationen inte hanterats.

NCN uppmärksammar att det skydd en visselblåsare har rätt till i samband med visselblåsarlagen endast gäller när rapportering sker i enlighet med lagkraven och genom de etablerade rapporteringskanalerna för visselblåsarlagen.

Du hittar visselblåsarlagen via denna länk.

 

Vem kan rapportera till NCNs visselblåsarsystem?

Visselblåsarsystemet kan användas av alla anställda vid NCN, inklusive medlemmar i styrelsen och direktionen.

Visselblåsarsystemet kan dessutom användas av andra fysiska personer som har fått tillgång till den information som rapporterats i samband med deras arbetsrelaterade aktiviteter och som tillhör någon av följande grupper av personer relaterade till NCN;

• Egenföretagare,
• Aktieägare och medlemmar i direktionen, styrelsen, förvaltningsrådet eller motsvarande ledningsorgan inom NCN,
• frivilliga,
• avlönade och oavlönade praktikanter,
• anställda hos leverantörer och underleverantörer,
• tidigare anställda hos NCN, hos leverantörer och underleverantörer,
• personer vars anställning ännu inte har påbörjats och som rapporterar uppgifter om överträdelser som de har fått tillgång till under rekryteringsprocessen eller andra förhandlingar innan avtalet.

En visselblåsare har inte partsställning i ärendet.

Visselblåsaren får återkoppling enligt visselblåsarlagen , jfr nedan.

Vad kan man rapportera till visselblåsarsystemet?

Visselblåsarsystemet får endast användas för att rapportera information om vissa ärenden som har inträffat eller kommer att inträffa inom NCNs ansvarsområde och endast när visselblåsaren har fått tillgång till informationen i samband med sin arbetsrelaterade verksamhet som anställd hos NCN.

De förhållanden som kan anmälas till visselblåsarsystemet kan delas in i tre kategorier. Dessa är:

Kategori 1:

Eventuella brott mot vissa EU-regler och implementering av dessa i dansk lag inom områdena: 

• offentlig upphandling 
• finansiella tjänster, produkter och marknader
• förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism
• produktsäkerhet och efterlevnad
• transportsäkerhet
• miljöskydd
• strålningsskydd och kärnkraftssäkerhet
• livsmedels- och fodersäkerhet, djurhälsa, djurskydd och folkhälsa
• konsumentskydd
• integritetsskydd och personuppgifter
• säkerhet i nätverk och informationssystem
• konkurrenslagstiftning och statligt stöd.
  
  Det finns ingen de minimigräns för dessa förhållanden och eventuella överträdelser kan därför rapporteras.

Kategori 2:

Andra allvarliga lagöverträdelser, vilka innefattar att det som utgångspunkt ska vara tal om förhållanden där bevakningen är av allmänt intresse.

Detta kommer i allmänhet att omfatta information om brott, inklusive brott mot eventuell tystnadsplikt, missbruk av ekonomiska medel, stöld, bedrägeri, förskingring, bedrägeri och mutor, säkerhetsöverträdelser inom transportsektorn, natur- och miljöskydd, allvarliga brott mot arbetarskydd m.m.

Kategori 3:

Andra allvarliga förhållanden,  som t.ex. omfattar fall av sexuella trakasserier eller andra grova personrelaterade konflikter på arbetsplatsen, t.ex. grova trakasserier på grund av ras, politisk eller religiös tillhörighet, diskriminering, grova eller upprepade brott mot förvaltningsrättsliga principer, inklusive utredningsprincipen, objektivitetskravet, maktmissbruksprincipen och proportionalitetsprincipen, samt medvetet vilseledande av medborgare och samarbetspartners m.m.

I varje enskilt fall som anmäls via visselblåsaren görs det en konkret bedömning av om anmälan faller inom systemet.

Vilka förhållanden kan inte rapporteras till visselblåsarsystemet?

Mindre väsentliga förhållanden kan inte rapporteras till visselblåsarsystemet.

Detta kan t.ex. vara information om brott mot interna riktlinjer av mindre allvarlig karaktär, inklusive regler om sjukskrivning, klädsel, privat användning av kontorsmaterial m.m. Uppgifter om personalrelaterade konflikter på arbetsplatsen kommer som utgångspunkt inte att betraktas som grova kränkningar, om det inte förekommer allvarliga konflikter eller trakasserier.

Information om förhållanden som inte omfattas av visselblåsarsystemet kan i enlighet med gällande regler och riktlinjer lämnas via sedvanliga kommunikationskanaler till ledningen för NCN (närmaste chef eller dess chef), till facket eller arbetsmiljöombudet eller till HR-avdelningen.

Om du rapporterar ett förhållande som anses falla utanför visselblåsarsystemet kommer du att få information om detta. Din anmälan kommer inte att vidarebefordras från visselblåsarsystemet till lämplig behandlingscentral. Därför måste du själv gå vidare med din anmälan till rätt plats om den avvisas från visselblåsarsystemet.

Exemplen ovan är inte nödvändigtvis uttömmande. Om du är osäker på om du kan rapportera din observation till visselblåsarsystemet eller inte, uppmanar vi dig att anmäla observationen och utan att ange din identitet.

Vem kan rapportera till visselblåsarsystemet?

Så används visselblåsarsystemet

Anmälningar kan endast lämnas eller påbörjas via den etablerade visselblåsarplattformen, som drivs av DAHL Advokatpartnerselskab. Plattformen säkerställer att det sker en konfidentiell behandling av anmälningarna och att en efterföljande dialog kan ske på ett säkert sätt via plattformen. Det är möjligt att lämna en skriftlig anmälan via plattformen.

Du hittar visselblåsarplattformen via https://ncn.whistleblowers.nu

Rapporteringen kan ske på danska.

Sekretessen och anonymiteten samt hur NCN behandlar anmälningar beskrivs nedan.

Vem behandlar anmälningarna?

Anmälningarna behandlas av NCNs interna visselblåsarenhet, med bistånd från DAHL Advokatpartnerselskab.

Inledningsvis tas alla anmälningar till visselblåsarsystemet emot av DAHL Advokatpartnerselskab, som gör en opartisk bedömning, som säkerställer att anmälningarna inte överlämnas till en person på NCN som själv är inblandad i ärendet. Därefter skickas anmälan vidare för uppföljning av särskilt utsedda och betrodda medarbetare vid NCN.

I ärendehandläggningen kan externa samarbetspartners såsom jurister och revisorer samt direktionen och styrelsen vara involverade.

Sekretess och anonymitet

En visselblåsare väljer själv om han eller hon vill avslöja sin identitet i samband med en anmälan.

Detta är ett frivilligt system och är inte lika säkert för granskaren som ett lagstadgat system. Det finns ingen lagstadgad anonymitet, så anmälda kan begära tillgång till akten, vilket innebär att vederbörande har rätt att få veta vem anmälaren är.

Visselblåsare som inte vill avslöja sin identitet måste själva säkerställa att deras identitet inte förekommer någonstans i anmälan, inklusive i ev. bilaga. NCN uppmärksammar att även om identiteten inte avslöjas kan själva anmälan, eller de utredningar som gjorts för att följa upp anmälan, avslöja visselblåsarens identitet. Därför kan NCN inte garantera att visselblåsaren är anonym, men vi kan garantera att visselblåsaren kan vara säker på att hans eller hennes identitet är konfidentiell.

Om visselblåsarens identitet inte är känd för NCN, kan det hända att uppföljningen av anmälan är begränsad. NCN uppmuntrar därför rapportering med identitetsinformation.

NCN behandlar all information som tas emot via visselblåsarsystemet konfidentiellt och med godtycke.

Visselblåsarens identitet (och information som kan avslöja identiteten) hålls konfidentiell av dem som är behöriga att behandla anmälan. De personer som behandlar anmälan omfattas av lagstadgad tystnadsplikt för all information som ingår i anmälan.

Information om visselblåsarens identitet och andra uppgifter varifrån visselblåsarens identitet direkt eller indirekt kan härledas får endast skickas vidare, med visselblåsarens uttryckliga samtycke, till andra än de auktoriserade personer som är behöriga att ta emot eller följa upp anmälningar, jfr dock avsnittet nedan.

Även om visselblåsaren inte har gett sitt samtycke, får uppgifter om visselblåsarens identitet och andra uppgifter från vilka visselblåsarens identitet direkt eller indirekt kan härledas lämnas ut till polisen och andra offentliga myndigheter när utlämnandet är nödvändigt och proportionerligt och görs för att motverka kränkningar, eller för att säkerställa berörda personers rätt till försvar. Som utgångspunkt kommer visselblåsaren att bli meddelad innan ett sådant avslöjande.

Övrig information från anmälan kan också endast utlämnas när den ingår i uppföljningen av en anmälan eller för att motverka överträdelser.

 

Hur registrerar och behandlar NCN anmälningar?

Alla anmälningar till visselblåsarsystemet ska lämnas in via den etablerade visselblåsarplattformen som finns tillgänglig på https://ncn.whistleblowers.nu.

Alla anmälningar registreras. Registreringen sker i enlighet med den sekretess och tystnadsplikt som visselblåsaren ålägger de behöriga personer som tar emot och följer upp anmälningar.

Senast sju dagar efter att anmälan lämnats in får visselblåsaren en bekräftelse på att anmälan kommit in, förutsatt att visselblåsaren har valt att följa ärendet. Via visselblåsarplattformen är det möjligt att föra en dialog och lämna ytterligare information – även när visselblåsaren inte vill avslöja sin identitet.

När en anmälan kommer in via visselblåsarplattformen gör DAHL Advokatpartnerselskab en opartisk bedömning för att säkerställa att anmälningen inte överlämnas för vidare behandling till en person på NCN som själv är inblandad i ärendet.

Anmälningarna behandlas sedan av några få betrodda medarbetare vid NCN, som har vetskap om den sekretess och tystnadsplikt som de omfattas av enligt visselblåsarlagen.

DAHL kan eventuellt bistå NCN med denna uppföljning.

De betrodda medarbetarna har också vetskap om att de noggrant måste följa upp anmälningarna och se till att visselblåsaren får återkoppling så snart som möjligt och inte senare än 3 månader från bekräftelsen på mottagandet av anmälan.

Återkopplingen innehåller information om den uppföljning som har genomförts och om skälen till en sådan uppföljning. Återkopplingen kommer i många fall att ges i flera omgångar. Återkopplingen ges via visselblåsarplattformen. För att få återkoppling måste visselblåsaren välja att följa ärendet när anmälan lämnas in.

De betrodda medarbetarna bestämmer själva vilka aktiviteter som behöver verkställas för att man ska kunna följa anmälan. Det finns dock en fastställd, övergripande uppföljningsprocedur som innehåller förslag på aktiviteter som bör övervägas.

Uppföljningen av anmälningar omfattar inledningsvis alltid en utvärdering av om anmälan faller inom ramen för visselblåsarsystemet.

Om utvärderingen visar att anmälan faller utanför ramarna för visselblåsarsystemet (d.v.s. anmälan avser inte ett ärende som kan anmälas till visselblåsarsystemet eller anmälan lämnas in av en person för vilket visselblåsarsystemet inte är öppet), kommer anmälan att avvisas och visselblåsaren får besked via visselblåsarportalen.

Om man i den inledande utredningen kommer fram till att det kan handla om ett brott, kommer den rapporterade situationen att bli föremål för ytterligare utredning. I samband med detta kan även uppgifter från anmälan lämnas in till polisen för vidare utredning.

Om man i utredningen bedömer att anmälan är ogrundad, avslutas ärendebehandlingen och visselblåsaren blir meddelad om detta. 

Skydd som visselblåsare

Visselblåsaren har rätt till skydd i form av sekretess och skydd mot repressalier under vissa förutsättningar:

• Anmälan ska lämnas in till det interna visselblåsarsystemet eller till det externa visselblåsarsystemet, jfr nedan. I speciella fall kan en visselblåsare dessutom få skydd genom att offentliggöra sina iakttagelser.
• Visselblåsaren ska ha rimliga skäl att anta att de uppgifter som rapporterats var korrekta vid anmälningstillfället och att uppgifterna faller inom ramen för visselblåsarsystemet, jfr tillämpningsområdet ovan.

Visselblåsaren ska agera i god tro i förhållande till informationens riktighet.

Om visselblåsaren gör en anmälan i ond tro kan det vara straffbart (böter), och visselblåsaren kan polisanmälas, vilket i sin tur kan ge negativa arbetsrättsliga konsekvenser. Anmälningar som lämnas in i ond tro inkluderar t.ex. avsiktlig rapportering eller avslöjande av felaktig information – särskilt om det görs i avsikt att trakassera eller skada andra människor.

Om anmälan rapporteras i god tro och i enlighet med denna visselblåsarpolicy, skyddas visselblåsaren av den sekretess och tystnadsplikt som beskrivs i avsnitt 10 ovan. Visselblåsaren skyddas även mot repressalier. Repressalier omfattar alla typer av ofördelaktig behandling eller negativa konsekvenser som reaktion på din rapportering. Detta skydd omfattar även familjemedlemmar, medhjälpare/partiföreträdare m.m.

Om visselblåsaren rapporterar i god tro och i enlighet med denna visselblåsarpolicy anses visselblåsaren inte ha brutit mot den lagstadgade tystnadsplikten och ådrar sig inget ansvar för detta.

Visselblåsaren ska, på lagligt sätt, ha skaffat tillgång till informationen som rapporteras. I annat fall kan visselblåsaren straffas för att ha skaffat sig tillgång till informationen.

Visselblåsarens yttrandefrihet begränsas inte

Möjligheten att rapportera till NCNs interna visselblåsarsystem eller det externa visselblåsarsystemet som inrättats av det danska dataskyddsverket, jfr nedan, begränsar inte yttrandefriheten i övrigt för de anställda vid NCN. Därmed kommer det fortsättningsvis att råda yttrandefrihet och kommunikation i enlighet med gällande regler.

Rättigheter för den anmälda

Om anmälan riktar sig till en eller flera specifika fysiska personer kommer dessa att få information om anmälan, jfr dock inte i nedanstående fall. 

Genomgången ges när anmälan har tagits emot och de behöriga anställda börjar följa upp anmälan. Om omständigheterna kring anmälan kräver det, t.ex. av uppföljnings- och utredningsskäl eller om den anmälda personens intresse av informationen befinns ge vika för övervägande skäl som hänför sig till visselblåsarens eller andra personers intressen, kan tidpunkten för genomgången ev. skjutas upp eller helt utelämnas, jfr dataskyddslagen 22 § kapitel 1 och kapitel 2.

Underrättelsen omfattar inte uppgifter från anmälan, eftersom anmälan omfattas av tystnadsplikt.

Om underrättelsen inte kan göras utan att visselblåsarens identitet avslöjas direkt eller indirekt, lämnar man inte ut någon information. 

Eftersom visselblåsarens identitet är skyddad enligt visselblåsarlagen, avslöjar man inte visselblåsarens identitet till den som anmälts utan visselblåsarens medgivande.

Behandling av personuppgifter

N.C. Nielsen A/S, Nørregade 66, 7860 Spøttrup, CVR-nr. 41118814 (NCN) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som behandlas som en del av behandlingen av anmälningar i visselblåsarsystemet.

Behandlingen av personuppgifter för att behandla anmälningar som tas emot inom ramen för visselblåsarsystemet sker med stöd av 22 § lagen om skydd för visselblåsare.

I samband med behandlingen av anmälningar kommer NCN att behandla personuppgifter som finns i anmälan, samt den information som samlas in vid uppföljning av anmälningar. Personuppgifterna omfattar särskilt identitetsuppgifter, kontaktuppgifter, arbetsbeskrivningar, beskrivning av det anmälda förhållandet, personens relation till det anmälda förhållandet, uppgifter om brottsliga ärenden, uppgifter om rent personliga förhållanden (särskilt vid trakasserier), samt eventuellt känslig information (art. 9 uppgifter). Handläggningen av ärendet kan även innebära att andra kategorier av uppgifter samlas in och behandlas.

Uppgifterna kan avse visselblåsaren, den berörda personen (den anmälda personen) och en eventuell tredje part som nämns i en anmälan, samt andra personer som kan komma att förhöras i samband med uppföljningen av en anmälan.

Om det anses vara relevant för uppföljningen av en anmälan kan det hända att personuppgifterna skickas vidare till externa rådgivare och myndigheter, såsom polisen. Avsnittet om anonymitet och sekretess beskrivs mer utförligt ovan.

Registrerade personer har som utgångspunkt ett antal rättigheter när deras personuppgifter behandlas. De allmänna rättigheterna enligt dataskyddsförordningen begränsas dock i viss utsträckning på grund av den sekretess och tystnadsplikt som omfattas av visselblåsarlagen.

Rättigheterna för en person som anmäls till visselblåsarsystemet, eller nämns i en anmälan, kan inskränkas eller helt berövas. Det gäller rätten att få information enligt dataskyddsförordningen art. 14, och rätten till tillgång enligt art. 15.

Visselblåsaren har rätt att få information om vilka uppgifter NCN behandlar om honom eller henne (rätt till tillgång), samt rätt att få felaktiga uppgifter om sig själv rättade. I vissa fall har visselblåsaren även rätt att invända mot NCNs i övrigt lagliga behandling av sina personuppgifter. Visselblåsarens rättigheter kan även i vissa fall inskränkas om det bedöms att visselblåsarens intresse av informationen befinns ge vika för övervägande skäl som hänför sig till privata intressen, t.ex. av hänsyn till andra inblandade personer, samt för NCN om syftet med insamlingen går förlorat, om visselblåsaren får kunskap om insamlingen.

Om visselblåsaren, en anmäld person eller andra inte samtycker till behandlingen av personuppgifter i samband med drift och administration av visselblåsarsystemet, kan man lämna in ett klagomål till det danska dataskyddsverket. Mer information om de registrerades allmänna rättigheter och ytterligare information finns på www.datatilsynet.dk.

Lagring och radering av anmälningar

Anmälningarna lagras och behandlas endast så länge som det är nödvändigt och förhållandemässigt för att uppfylla kraven i visselblåsarlagen.

Anmälningar som faller utanför ramarna för visselblåsarsystemet raderas i allmänhet omedelbart och senast 7 dagar efter det att visselblåsaren (där det är möjligt) har fått besked om att anmälan faller utanför ramarna för systemet och inte kan behandlas. Därmed har visselblåsaren en rimlig möjlighet att yttra sig om detta och att driva sina intressen. Om särskilda omständigheter motiverar det, kan avvisade anmälningar lagras i mer än 7 dagar från det att avvisningen gavs.

Anmälningar som faller inom ramen för visselblåsarsystemet lagras så länge det är nödvändigt och förhållandemässigt för att uppfylla NCNs skyldigheter enligt visselblåsarlagen. Det innebär att radering av anmälningar baseras på en löpande och konkret utvärdering från fall till fall.

Vid utvärderingen av om en anmälan fortsättningsvis ska lagras eller raderas kommer det särskilt och som ett minimum att ingå om det är sannolikt att personer som har rätt till skydd enligt visselblåsarlagen kan behöva dokumentera den aktuella anmälan med hänsyn till NCNs skyldighet att följa upp mottagna anmälningar, bland annat genom att koppla sådana anmälningar till tidigare mottagna anmälningar, och om det finns anledning att anta att anmälan i fråga kan styrkas av senare anmälningar om samma ärende, t.ex. eftersom flera rapporter om samma ämne redan har mottagits.

Därmed finns det ingen fast tidsfrist för hur länge anmälningar lagras.

Följande utgångspunkter används vid utvärderingen:

Om en anmälan görs till polisen eller andra berörda myndigheter raderas uppgifterna i allmänhet omedelbart efter det att ärendet avslutats av berörda myndigheter.

Om en anställd på grundval av de insamlade uppgifterna åläggs en disciplinåtgärd, eller om det finns andra skäl till varför det är objektivt och nödvändigt för NCN att fortsätta att lagra uppgifter om den anställde, kommer uppgifterna att lagras i den personens personalärende i enlighet med den vid var tid gällande lagstiftningen.

Om ingen anmälan har gjorts till polisen eller andra berörda myndigheter inom 2 månader efter avslutad uppföljning av en anmälan, eller om uppgifterna inte har överförts till en anställds personalärende före denna tidsfrist, kommer uppgifterna som utgångspunkt tas bort.

Rapportering till det externa visselblåsarsystemet

Den danska dataskyddsmyndigheten har etablerat ett oberoende och självständigt externt visselblåsarsystem för att ta emot och behandla information om överträdelser.

Uppgifterna om överträdelser som kan rapporteras till detta externa visselblåsarsystem är listade ovan och sammanfaller därmed med de uppgifter som kan rapporteras till NCNs interna visselblåsarsystem.

Det är upp till den enskilde potentiella visselblåsaren att avgöra om hen ska rapportera till det interna eller externa visselblåsarsystemet.

Potentiella visselblåsare uppmuntras att rapportera till det interna visselblåsarsystemet.

Potentiella visselblåsare kan läsa mer om det externa visselblåsarsystemet, samt proceduren för rapportering och ärendebehandling på Datatilsynets hemsida för det externa systemet på www.whistleblower.dk.

Frågor och kontaktuppgifter

Frågor om visselblåsarsystemet och begäran om utövande av rättigheter enligt personuppgiftslagen kan ställas till NCN genom kontakt med Marie Lybye Poulsen på direkttelefon 30 61 90 59 eller via e-post mlp@nc-nielsen.dk.

Det går inte att rapportera kontaktuppgifterna ovan.

Det är även möjligt att ställa frågor om visselblåsarsystemet till DAHL Advokatpartnerselskab, att.: advokat Søren Wolder på direkttelefon 88 91 92 45. Advokaten omfattas av tystnadsplikt och lämnar inte ut information om din kontakt med NCN.